전자기록부가 종이 기록부와 다른 세 가지와 주관청 선언서(MEPC.314(74)·MEPC.312(74))

MARPOL의 기록부는 오래 종이였습니다. 2019년 5월 17일 채택되어 2020년 10월 1일 발효한 결의 MEPC.314(74)가 부속서 I·II·V에 전자기록부 정의를 넣었습니다. 유기록부, 화물기록부, 폐기물기록부를 전자로 둘 수 있게 된 것입니다. 같은 날 채택된 MEPC.312(74)는 주관청이 전자기록부를 승인할 때 볼 지침입니다.

종이 기록부를 PDF나 스프레드시트로 옮긴다고 전자기록부가 되지 않습니다. 조문이 요구하는 것은 주관청 승인이고, 지침은 그 승인의 기준입니다. 이 글은 전자기록부가 종이와 다른 세 지점을 지침 본문으로 읽습니다. 기재의 저장 조건, 서명의 대체, 백업과 사본입니다. 그리고 검사 때 무엇을 보여 줘야 하는지로 마칩니다.

전자기록부는 주관청이 승인한 장치여야 기록부가 됩니다

39 Electronic Record Book means a device or system, approved by the Administration, used to electronically record the required entries for discharges, transfers and other operations as required under this Annex in lieu of a hard copy record book.

MEPC.314(74)가 부속서 I 규칙 1에 넣은 정의입니다. 부속서 II 규칙 1(제22항)과 부속서 V 규칙 1(제19항)에 같은 문장이 들어갔습니다. 핵심은 approved by the Administration과 in lieu of a hard copy record book입니다. 승인이 있어야 종이를 대신합니다.

부속서 V 규칙 10.3의 둘째 문장은 다음으로 바뀌었습니다.

The Garbage Record Book, whether as a part of the ship’s official logbook, or as an electronic record book which shall be approved by the Administration taking into account the Guidelines developed by the Organization, or otherwise, shall be in the form specified in appendix II to this Annex:

유기록부 Part I·II(부속서 I 규칙 17.1·36.1)와 화물기록부(부속서 II 규칙 15.1)에도 같은 꼴의 문장이 들어갔습니다. 선장이 서명하는 단위에는 each completed page 뒤에 or group of electronic entries가 붙었습니다. 전자에서는 쪽이 없으므로 기재 묶음이 서명 단위입니다.

지침이 다루는 기록부는 일곱 가지입니다

2.1 These Guidelines are only applicable to the use of electronic record books on board to meet the requirements of the following record books and recording requirements under the MARPOL Annexes and the Technical Code on Control of Emission of Nitrogen Oxides from Marine Diesel Engines (NOX Technical Code): .1 Oil Record Book, parts I and II (MARPOL Annex I, regulations 17.1 and 36.1); .2 Cargo Record Book (MARPOL Annex II, regulation 15.1); .3 Garbage Record Book, parts I and II (MARPOL Annex V, regulation 10.3); .4 Ozone-depleting Substances Record Book (MARPOL Annex VI, regulation 12.6); .5 recording of the tier and on/off status of marine diesel engines (MARPOL Annex VI, regulation 13.5.3); .6 Record of Fuel Oil Changeover (MARPOL Annex VI, regulation 14.6); and .7 Record Book of Engine Parameters (NOX Technical Code, paragraph 6.2.2.7).

부속서 VI와 NOx 기술코드의 네 가지는 MEPC.316(74)과 MEPC.317(74)가 바꾼 것입니다. 이 글은 그 두 결의의 번호만 적고 본문은 다루지 않습니다. 지침 2.3은 증서처럼 운항을 연속 기록하지 않는 문서는 다루지 않는다고 합니다. 2.4는 배에서 회사로 보내는 자료 교환은 기록부 요건이 아니라고 선을 긋습니다. 전자기록부는 선내 기록 장치이지 보고 체계가 아닙니다.

첫째, 빠진 칸이 있으면 저장되지 않고 고친 흔적이 남습니다

4.1.2 As MARPOL specifies the recording of a range of information for specific circumstances, an approved system should only allow a complete entry to be saved for verification by the master. For example, for a MARPOL Annex V discharge at sea, the entry should not be able to be saved without the entry of the latitude and longitude of the discharge. It is suggested that where possible, technology which can automatically input required data be installed to ensure accuracy. In the case of equipment failure, manual input should be allowed and the change of the source of data recorded. The automatic data value inputs should be protected by measures aimed at preventing attempts at manipulation or falsification. The system should automatically record any attempts to manipulate or falsify any data.

종이에서는 위치를 비운 채 서명할 수 있습니다. 전자기록부는 완전한 기재만 저장을 허용해야 합니다. 위치를 자동으로 받는 장치를 권하되, 장치가 고장 나면 수동 입력을 열고 입력원이 바뀐 사실을 기록합니다. 조작 시도 자체가 기록됩니다.

4.3.4 Records and entries should be protected by measures aimed at preventing and detecting attempts at unauthorized deletion, destruction or amendment. After an entry is saved by the user, the system should secure the information against unauthorized or untraceable changes. Any change(s) to the entry by the same user or a different user should be automatically recorded and made visible both in the system and in any output presentation or printed versions of the electronic record book. The entry should appear in the list of entries in a format that makes it clear that the entry has been amended. To create transparency of changes to saved or verified entries, it is essential that the system is designed to retain both the original entry and the amendment(s).

저장된 기재는 지우거나 덮어쓸 수 없습니다. 고치면 원래 기재와 고친 기재가 둘 다 남고, 화면과 출력물에서 고쳤다는 표시가 보여야 합니다. 4.3.5는 고친 사유와 고친 사람의 식별자를 적어 선장이 확인하도록 권합니다. 종이의 줄 긋기 정정이 전자에서는 이력 보존으로 바뀝니다.

둘째, 서명이 개인 로그인과 선장의 검증 단계로 바뀝니다

4.3.1 To ensure the security of an electronic record book, it is critical that the system implements Role Based Access Control. At a minimum, all access to the application should use a unique personal login identifier and password for each user. This level of security ensures that the user making entries into the application is accountable for any false entries or omissions. 4.3.2 MARPOL requires the signature of the relevant officer entering a record. As such, the electronic record book should implement Audit Logging. Audit Logging should record a user code, identifying symbol, such as a graphic character, or an equivalent identifier against each entry to uniquely identify the user and whether the user provided accessed or amended an entry.

담당 사관의 서명은 개인별 로그인과 감사 로그로 대체됩니다. 공용 계정은 이 조건을 채우지 못합니다. 누가 기재했고 누가 열람하거나 고쳤는지가 기재마다 남아야 합니다.

4.3.6 MARPOL also requires that information in the record book be verified (e.g. regulation 17 of MARPOL Annex I requires that each page of the Oil Record Book be signed by the master of the ship). For verification of a single or series of saved entries by the master, the electronic record book should have an additional authentication factor to allow verification. This additional authentication factor should be in the form of additional credentials supplied by the master at the time of verification.

선장의 쪽 서명은 검증 단계가 됩니다. 선장은 로그인과 별도의 추가 인증을 검증 시점에 넣어야 합니다. 4.3.8은 기재마다 pending과 verified 같은 상태 칸을 두라고 합니다. 4.3.9는 검증 뒤에 고치면 자동으로 pending으로 되돌려 선장에게 재검증을 알리라고 합니다. 4.3.7은 기재·수정·검증의 시각을 따로 남겨, 며칠 치를 한 번에 몰아 적은 흔적이 보이게 합니다. 부속서 V 규칙 10이 promptly recorded를 요구하기 때문입니다. 4.3.10은 입항 전 검증을 권하고, 검증하지 않은 기재에는 사유를 달라고 합니다. 4.3.11은 수용시설 영수증이나 검사 배서를 해당 기재에 붙이거나 참조하게 하되, 원본은 따로 보관하라고 합니다.

셋째, 백업은 자동이고 오프라인 사본에는 선장의 디지털 서명이 붙습니다

4.4.2 The electronic record book should have the capability to allow automatic backup of data in the system to offline storage. Backups should ensure the offline record is updated automatically every time changes are made to entries to ensure the backing up process is not forgotten by the user.

백업을 사람이 기억해서 하는 방식은 지침이 막습니다. 기재가 바뀔 때마다 오프라인 저장소가 자동으로 갱신돼야 합니다. 4.4.1은 전자기록부를 회사의 IT 업무연속성계획에 넣고, 전원이 끊겨도 접근할 수 있게 예비 전원을 고려하라고 합니다. 점검 중에 시스템을 열지 못하면 6.1.2에 따라 다른 검증 사본이나 종이 기록부를 요구받습니다.

4.4.4 This offline record may be provided in any format deemed appropriate by the Administration and should be digitally signed by the master. The properties of the digital signature need to appear on the offline record, including the title; full name of the signer; and date and time of signing. It is recommended that the document be presented in PDF; however, an alternative format may be used. Alternative formats should allow the exchange and view of electronic documents independent of the environment in which they were created and the environment in which they are viewed or printed, in a simple way and with fidelity.

오프라인 사본은 암호화되어 읽기 전용이어야 하고(4.4.3), 선장이 디지털 서명합니다. 서명의 직위, 서명자 성명, 서명 일시가 사본 위에 보여야 합니다. 형식은 PDF를 권하되 주관청이 다른 형식을 인정할 수 있습니다. 4.1.4는 각 부속서가 정한 최소 보관 기간 동안 모든 기록을 보관하라고 합니다. 요청이 있으면 선장이 진본 확인을 할 종이 출력을 만들 수 있어야 합니다.

선언서는 선내에 있어야 하고 검사관은 종이 출력을 요구할 수 있습니다

5.1 Any electronic system deemed to meet the above criteria should be provided with written confirmation by the Administration and carried on board the ship for the purpose of regulatory surveys or inspections. An example of a declaration can be seen in the appendix.

승인의 증거는 주관청의 서면 확인, 즉 선언서입니다. 부록의 예시 양식에는 선명, IMO 번호, 기국, 적용 부속서, 제조자·공급자·설치자, 소프트웨어 이름과 버전, 설치일이 들어갑니다. 5.2는 심사와 선언서 발급을 인정 단체에 맡길지를 주관청 재량으로 둡니다.

6.1.2 The use of and reliance upon electronic record books in no way relieves shipowners of their existing duty to accurately maintain and produce records during an inspection, as required by MARPOL. It is recommended that if a ship cannot produce the electronic record book or a declaration provided by the Administration during the PSC inspection, the PSC officer should request to view an alternative verified copy of the records or a hard copy record book for verification.

선언서가 없거나 시스템을 열지 못하면 PSC 검사관은 다른 검증 사본이나 종이 기록부를 요구합니다. 6.2는 검사관이 별도 장비를 들고 올 필요가 없도록 선내 장비로 보여 줄 수 있어야 한다고 합니다. 조사가 열리면 6.3에 따라 해당 기재나 기록부 전체를 출력하고, 선장이 쪽마다 서명해 true copy로 확인합니다. 출력물에는 기재자의 직위와 성명, 수정 내역, 출력 일시, 소프트웨어 이름과 버전, 쪽 번호와 총 쪽수가 들어가야 합니다.

확인해 둘 것

MEPC.312(74)는 지침이라 본문이 should로 쓰여 있습니다. 구속력은 MEPC.314(74)가 바꾼 부속서 본문의 approved by the Administration에서 나옵니다. 그래서 같은 소프트웨어라도 기국마다 승인 절차와 선언서 양식이 다를 수 있습니다. 4.2는 MARPOL 개정이 발효하기 전에 소프트웨어를 갱신하되, 기존 기록을 잃거나 읽을 수 없게 해서는 안 된다고 합니다. 부속서 VI 쪽 기록부의 조문 개정은 이 글이 다루지 않습니다.

인용한 원문을 직접 확인할 수 있습니다

아래 링크는 이 글에서 다룬 문서의 공식 발행처입니다. 본문에 적힌 판본·조항과 대조하고, 실제 적용 전에 후속 개정과 기국의 이행 요건을 확인합니다.

• IMO · MEPC.314(74)
• IMO · MEPC.312(74)

다음 업무에 필요한 글을 이어서 확인합니다

• 폐기물 게시판·관리계획·기록부의 세 문턱과 기재·보관 요건(MARPOL 부속서 V 규칙 10)
• 오존층 파괴물질 신규 설치 금지 날짜와 기록부 대상선(MARPOL 부속서 VI 규칙 12)